5.0 Hvordan kjøpe renhold?

Dersom en ekstern løsning velges, står man som innkjøper ovenfor hundrevis av registrerte renholdsbedrifter i Norge.

Disse varierer fra små SMB (små og mellomstore bedrifter) til store landsdekkende aktører med tusenvis av ansatte. Det sier seg selv at det kan være utfordrende å foreta det riktige valget blant så mange bedrifter. 

En offentlig kunde er underlagt regelverket for offentlige anskaffelser (Lov av 16. juli 1999 nr. 69). I § 5 tredje ledd slås det fast at ”Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen.” 

Prinsippene om forutberegnelighet, gjennomsiktlighet og etterprøvbarhet kan med fordel også benyttes for innkjøp i privat sektor. Sjekklisten under bygger på disse prinsippene:

►  Velg konkurranseform ut fra kontraktens størrelse og kompleksitet

- Hva er mest hensiktsmessig av åpen eller begrenset konkurranse?
Begrenset konkurranse: Ofte er det lurt å gjennomføre en prekvalifisering av leverandører før man ber leverandørene om tilbud. Denne måten kan bidra til et passende antall deltakere. Tilsvarende blir det et større fokus på kvaliteten av tilbudsgivere og færre tilbud å evaluere fra leverandører som ikke har ønsket erfaring, faglig kompetanse, etc.

- Hva er mest hensiktsmessig av anbudsprosedyre (dvs. skriftlig tilbud uten forhandlinger) eller konkurranse med forhandling?[1]
Der hvor innkjøper står fritt til å velge fremgangsmåte, bør man velge anbudsprosedyre når oppdraget kan defineres tydelig og det foreligger klare kontraktsbetingelser. 

► Lag et presist konkurransegrunnlag
Legg ved plantegninger og en Excel-basert romliste med angivelse av romnummer og rombruk, areal, type belegg, frekvens og kvaliteten på utført på renholdet i de ulike kvalitetsprofilene 

► Sett opp tildelingskriterier gjerne med utgangspunkt i anbefalingene gitt i Høyeste verdi

► Be gjerne om referanser – men bruk dem med fornuft
Enkel sjekk: Har leverandøren erfaring fra sammenlignbare type bygg?
Mer omfattende sjekk: I forhold til den perfekte leverandør, hvor vil du plassere leverandøren på en skala fra 1-10? 

► Unngå uryddige virksomheter som operer svart og med ulovlig arbeidskraft. Benytt deg av godkjenningsordninger, eksempelvis "Ren Utvikling"

► Arranger en felles tilbudsbefaring for leverandørene i bygget hvor renholdet skal utføres

► Benytt relevant estimat for selvkostkalkyle for å vurdere realismen i prisingen av tilbudet. Det bør ringe en varselklokke om uryddige forhold, dersom timeprisen for fast renhold ligger under selvkost

► Dersom du som innkjøper ikke har kunnskap om renhold, vurder å benytte en konsulent.
Be gjerne om referanser fra NHO Service

► Små/nyetablerte virksomheter har begrensede ressurser og økonomisk styrke. Vurder hvorvidt dette kan være et kritisk element i ditt renholdsbehov 

► Vær oppmerksom på hvilke rekrutterings- og opplæringsordninger virksomheten har
I dagens arbeidsmarked er dette en kritisk suksessfaktor

Etter å ha gjennomgått samtlige tilbud ender oppdragsgiver opp med to–tre bedrifter som kan synes aktuelle. Da gjenstår kun det endelige valget. Dersom man har opplyst om tildelingskriterier og foretatt en vurdering ut i fra dette, bør disse to-tre bedriftene kunne rangeres.